Chatbot AI dla siłowni i studiów fitness

Wieczorem i w weekend pisze najwięcej osób, a to jest dokładnie ten czas, kiedy recepcja ma najmniej rąk. Klient pyta o wolne miejsce na jutro, czeka czterdzieści minut i zapisuje się w klubie obok. Nikt tego nie mierzy, bo ta rozmowa nigdy nie trafia do systemu.

Drugi wyciek jest po stronie karnetów. Nikt nie ma czasu przypomnieć o kończącym się karnecie ani odezwać się do kogoś, kto nie był od sześciu tygodni — a to najtańszy klient, jakiego można odzyskać.

Trzeci to grafik. Zmiana godziny zajęć albo zastępstwo trenera oznacza, że ktoś musi ręcznie odpisać wszystkim, którzy w tym tygodniu o to pytali.

W pakiecie z integracją bot jest podłączony do systemu rezerwacji, więc widzi grafik i wolne miejsca w czasie rzeczywistym — dla każdej lokalizacji osobno.

Sieć trzech studiów fitness w Warszawie. Punkt wyjścia: administratorzy tracili trzy do czterech godzin dziennie na korespondencję, a część klientów nie doczekiwała odpowiedzi.

Zaczęliśmy od audytu: zebraliśmy prawdziwe rozmowy, wyciągnęliśmy najczęstsze pytania, przeanalizowaliśmy system rezerwacji Fitssey i sposób, w jaki studio mówi do klientów. Na tej podstawie powstała Fleksi — asystentka, która mówi językiem marki, zna grafik wszystkich lokalizacji na żywo i zapisuje klienta w trzydzieści sekund.

Fleksi działa jak członek zespołu: gdy zmienia się grafik albo pojawia się nowa promocja, ktoś z ekipy aktualizuje to w panelu i bot wie o tym natychmiast. Nie tylko odpowiada — podgrzewa nowych klientów, przypomina o zajęciach, proponuje kolejny zapis i zbiera opinie.

Najważniejsza liczba to nie oszczędność czasu, tylko konwersja: więcej osób, które napisały, faktycznie dochodzi do zapisu. Recepcja przestała być wąskim gardłem wieczorem i w weekend.